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業務に図をもっと使いこなそう

ドキュメントの作成時や顧客との打ち合わせ時などに、図(ダイヤグラム)を使えばわかりやすくなることを実感している人も多いだろう。一方で、どのような場面でどのような図を使えばいいのか、あるいは図をどのように書くべきなのかなど、図を用意する際に悩んでいる人も多いのではないだろうか。

業務フローの可視化

たとえば、「業務の見える化」や「業務改革プロジェクト」などといった業務改善プロジェクトでは、「業務フロー図」が成果物として残されていることが多い。
業務フロー図は、部署や社員、情報システムなどがどのようにつながり、業務がそのなかをどのように流れているのかを表す。
こうした業務フロー図は、情報システムの開発や改修でも大いに役立つことが多い。また、災害に備えてIT-BCP(情報システム継続運用計画)を策定する場合も、業務フロー図が参考資料になる。
情シスの内部でも、こうした業務フロー図を作成して活用することは有意義なはずだ。

情シスとイノベーション

プロジェクトの成果物として業務フロー図を作成する場合には、デザイナーや外部の業者に頼んできれいに清書する必要があるかもしれない。
自分で業務フロー図を作成する場合には、どのような記法を採用するかを決め、その記法に従って記述していくことになる。
しかし、情シスの内部だけで使うような業務フロー図では、そうした清書は不要で、手早く作成できることの方が重要な場合も多い。

業務フロー図を手早く作成するときに着目すべきことは、業務フロー図がモノ(部署/社員/情報システム)と、モノとモノとのつながりを表す線で成り立っていることだ。
すると、図の清書などが必要ない場合は、業務にかかわるモノを列挙してそれらの関係を線で表しただけのシンプルな図でも業務フロー図を代替できる場合があるといえる。
こうしたシンプルな図は、手書きでも作りやすい。

グラフ理論のグラフ

モノを表す点と、モノとモノとのつながりを表す線から成り立つ図は、「グラフ理論のグラフ」と呼ばれる。
グラフ理論は、こうしたグラフの性質を明らかにする数学理論だ。
たとえば、鉄道の路線(乗り換え)や、人間関係、ウェブサイトのリンクなどはグラフで表すことができ、グラフ理論の研究対象となってきた。
考えてみれば情シスで使われるさまざまな図、たとえば業務フロー図、システム設計時のデータフロー図、データベース設計時のER図、
アイデアをまとめる時に使うマインドマップなどはいずれも点と線で構成されており、いずれもグラフ理論のグラフの一種だといえる。
点のつながりに着目する考え方は、アップル社の最高経営責任者(CEO)スティーブ・ジョブズが2005年にスタンフォード大学で行った伝説のスピーチも連想させる。
このスピーチでジョブズは「点と点をつなぐ話」をしていた。
グラフ理論のグラフは、ジョブズの言った点のつながりを可視化するツールともいえる。

図を作成する場合には、モノとそのつながりに着目することをおすすめする。あわせてグラフ理論のグラフという概念も、覚えておけば役立つ場面があるだろう。

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