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IoTで誕生するスマートオフィス


IoTによってさまざまなモノがインターネットに繋がり、世の中が変化しようとしている。家庭にある冷蔵庫や電子レンジ、洗濯機などをネットに繋げれば、家電製品が家事を助けてくれる。また、IoT化が進んでいる工場では、さまざまな製造機器からの情報を吸い上げることで、故障検知などに役立てている。こうした「IoT革命」は、オフィスにも浸透していき、今後は働きやすいスマートオフィスが構築されるだろう。

IoTがオフィスのモノをスマートに管理


最近のプリンターやコピー機などは、すでに社内LANに繋がっている。しかし、IoT化によって、OA機器自らが外部と通信するようになる。たとえば、トナーの残量が少なくなったり、消耗品の交換時期が近づいたりすると、機器自らがサプライヤーに発注するのだ。このシステムを導入すると、事務機器等の管理担当者の負担を減らすことができる。
また、コーヒーメーカーなどがIoT化によって従業員管理用データベースなどに繋がれば、健康診断の結果をもとに、個々人の健康状態に合わせた飲み物を提供できるようになるかもしれない。

また、会議室の利用においては、すでにほとんどの会社がグループウェアなどを使って、パソコンから予約しているだろう。しかし、実際には予約をしても使われなかったり、来客対応や会議が予定よりも早く終わったりして、空室状態になっていることもある。そこで、リアルタイムの使用状況が分かる人感センサーなどを使って会議室がIoT化されれば、使いたいと思った時にわざわざ見に行って確認することもなくなる。

会議室といえば、意外と面倒なのがホワイトボードマーカーの補充。書けなくなったマーカーが延々と放置されていることもある。こうした共有スペースにある備品の管理は意外と面倒だが、ここにもIoTが活用できる。ネットに繋がった専用のゴミ箱を用意すれば、使えなくなった備品を捨てるだけでセンサーが反応して、同じ製品を発注する仕組みを作ることが可能となるのだ。そうすれば備品切れの心配もなくなるだろう。

IoTでオフィスがオープンに


このように、IoTはオフィスにおけるモノの管理を合理化する。IoTによるオフィスのスマート化により、人の管理もスマートになるのだ。たとえば、首からIDカードを下げていると、ビーコン経由で発信されるID情報を、インターネットからクラウドサーバに送信することで、オフィス内の所在管理を行うことができる。

最近はオフィス内に個人用の机を設けないフリーアドレス制を採用する会社も増えてきた。また、ITエンジニアを多く抱える会社では、社内にカフェなどのリラックススペースを設けるところも多い。1日中ノートPCの画面を見ているITエンジニアなどは、作業場所を時折変えて気分転換をすれば、いいアイデアが浮かんでくるだろう。

ITエンジニアのみならず、ノートPCが1台あれば仕事が完結するようなオフィスワーカーも増えてきた。そういった社内ノマドワーカーの勤怠管理は、従来のようなタイムカードを置き換えただけの出退勤システムでは難しい。オフィスのIoT化によって、社員のオフィス内での在籍情報や位置情報も分かるようになれば、勤務時間のエビデンス管理としても利用できる。また、ミーティングや来客で、会議室やブースなどを誰と一緒に利用したかなども自動的に記録されるので、日報などで勤務状況を報告する手間もなくなる。

ただし、その際には社員のプライバシーへの配慮に、十分気を付けないといけないだろう。社内恋愛もやりにくくなるかもしれない。

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